Toute opération de recrutement est soumise au respect de plusieurs règles.
Marion Perchey, directrice IFFPF.
Le poste à pourvoir
Avant de faire connaître une offre d’emploi, il est nécessaire de définir avec précision le poste à pourvoir. Doivent ainsi être précisés l’intitulé exact de l’emploi, les missions principales et accessoires, le lieu d’exécution du travail…
Le choix du type de contrat de travail
Si vous pensez recruter un salarié pour une durée limitée afin, par exemple, de faire face à un surcroît d’activité ou pour remplacer un salarié momentanément absent, le recours au contrat à durée déterminée (CDD) ou au contrat de travail temporaire (intérim) est la formule la plus adaptée. Si, au contraire, vous souhaitez embaucher un collaborateur à plus long terme, un contrat à durée indéterminée (CDI) doit être conclu.
Sur le CDD nous vous renvoyons à notre dossier spécial II : Le contrat à durée déterminée (Voir Résonance n° 84 d’octobre 2012, p. 60).
Les clauses du contrat
Certaines caractéristiques du poste doivent être précisées dans le contrat de travail lui-même. Il en est ainsi notamment de la qualification professionnelle, de la rémunération et des modalités de décompte du temps de travail (horaire hebdomadaire, etc.). Des clauses spécifiques peuvent également être, le cas échéant, insérées dans le contrat en fonction des particularités du poste. Une clause de non-concurrence pourra ainsi être prévue dans un contrat conclu avec un commercial ou une clause de dédit-formation pour le recrutement d’un ingénieur formé à des techniques particulièrement pointues.
Sur la clause de non-concurrence, voir l’avenant du 23 juin 2004 : "Une clause de non-concurrence peut être introduite dans le contrat de travail. Elle doit être limitée dans le temps et l'espace et faire l'objet d'une contrepartie financière". Le montant de la contrepartie financière doit être fixé proportionnellement à la durée et à l'intensité de l'atteinte portée à la liberté professionnelle du salarié au regard de ses revenus professionnels antérieurs (CA Versailles, 17e ch. soc. 20 fév. 2003, RG 01/02044, BICC 580 du 1er juil. 2003). Il peut s'agir soit d'un montant forfaitaire, soit d'un pourcentage du salaire brut.
La recherche d’un candidat
Avant de rechercher un candidat par le biais d’une offre d’emploi, un employeur doit parfois informer des salariés en place ou d’anciens salariés de l’existence d’un poste à pourvoir. Les salariés en poste bénéficient, à certaines conditions, d’une priorité d’accès aux emplois devenus vacants, tandis que certains anciens salariés de l’entreprise peuvent bénéficier d’une priorité de réembauche. Le Code du travail prévoit une priorité d’accès aux emplois vacants pour les salariés à temps partiel qui souhaitent occuper ou reprendre un emploi à temps plein. Inversement, les salariés à temps plein, qui souhaitent occuper ou reprendre un emploi à temps partiel bénéficient également d’une priorité d’accès. Cette priorité vaut pour l’attribution d’un emploi correspondant à leur catégorie professionnelle ou d’un emploi équivalent. Une priorité d’accès à l’emploi est également prévue par la loi au profit des salariés qui souhaitent passer d’un travail de nuit à un travail de jour et inversement, ou au profit des salariés qui ont demandé la rupture de leur contrat de travail après la naissance ou l’adoption d’un enfant.
La rédaction d’une offre d’emploi
La rédaction d’une offre d’emploi est laissée à l’appréciation de l’employeur. L’offre d’emploi doit être rédigée en français. Elle ne doit comporter aucune allégation fausse ou susceptible d’induire un candidat en erreur. Ces allégations peuvent porter notamment sur :
- l’existence, le caractère effectivement disponible, l’origine, la nature et la description de l’emploi offert ;
- la rémunération et les avantages annexes proposés ;
- le lieu de travail.
La loi interdit de subordonner une offre d’emploi à une condition fondée sur l’origine, le sexe, la situation de famille, la grossesse, l’apparence physique, le patronyme, l’état de santé, le handicap, les caractéristiques génétiques, les mœurs, l’orientation sexuelle, l’âge, les opinions politiques, les activités syndicales, l’appartenance ou la non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation, une race ou une religion déterminée. Ainsi, il est interdit de mentionner dans une offre d’emploi une limite d’âge maximale. De façon identique, il est en principe interdit de mentionner dans une offre d’emploi le sexe ou la situation de famille du salarié recherché. Quand le poste à pourvoir peut être orthographié au masculin et au féminin, il est recommandé de mentionner les deux orthographes (exemples : employé[e], ouvrier [ère]…). Quand l’intitulé du poste n’existe qu’au masculin ou au féminin, il est recommandé d’ajouter une mention qui indique que l’emploi est offert indifféremment aux hommes et aux femmes (exemples : cadre [H/F], …).
La diffusion d’une offre d’emploi
Toute offre d’emploi publiée ou diffusée doit être datée. L’offre d’emploi peut, au choix de l’employeur, rester anonyme, c’est-à-dire ne pas comporter son identité dans le libellé. Mais, dans ce cas, l’employeur qui demande la publication ou qui fait diffuser une offre doit faire connaître son nom, sa raison sociale et son adresse au directeur de la publication ou au responsable du moyen de communication.
L’examen des CV
Si, au stade de l’examen des CV, un employeur a des doutes sur la formation ou l’expérience d’un candidat, il est opportun de lui demander sans tarder une copie de ses diplômes, certificats de scolarité, certificats de travail ou attestations de stage. Il ne peut, en revanche, exiger la remise de son dossier scolaire (pour connaître les appréciations de ses enseignants, par exemple) ou une copie de ses bulletins de paie afin de vérifier le bien-fondé de ses prétentions financières. Par ailleurs, si un employeur veut obtenir des informations de la part d’une ou de plusieurs entreprises où un candidat a exercé une activité professionnelle, il doit préalablement veiller à en informer ce dernier. Les anciens employeurs contactés doivent alors se borner à fournir des renseignements de nature professionnelle au risque d’engager leur responsabilité civile vis-à-vis du candidat.
Art. 231 Conv. "En raison des conditions particulières d'exercice de l'activité funéraire et de son caractère de mission de service public, il est demandé aux salariés de fournir, au moment de leur embauche, un extrait de casier judiciaire de moins de 3 mois, et d'observer la plus grande discrétion sur l'ensemble des renseignements qu'ils peuvent recueillir à l'occasion de leurs relations avec des personnes endeuillées".
L’entretien d’embauche
Quelle que soit sa forme, un entretien d’embauche est l’occasion pour le ou les recruteurs de fournir au(x) candidat(s) des informations plus précises sur les caractéristiques de l’entreprise, du service d’accueil, ainsi que du poste à pourvoir. Par ailleurs, à l’occasion d’un entretien d’embauche, des informations peuvent être demandées à un candidat, soit oralement, soit par écrit, par le biais d’un questionnaire. Ces informations ne peuvent cependant avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Elles doivent, de plus, présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Dans ce cadre, les candidats sont tenus de répondre de bonne foi aux questions qui leur sont posées. Une réponse mensongère de leur part peut entraîner la nullité du contrat de travail quand elle a joué un rôle déterminant dans le recrutement.
Les questions portant sur les informations suivantes sont en principe considérées comme ayant un lien avec l’emploi proposé :
- l’état civil du candidat (nom, prénom, adresse actuelle, lieu de naissance…). Pour les personnes de nationalité étrangère, les informations qui attestent de la possibilité de les embaucher (carte de séjour, par exemple) ;
- les diplômes obtenus (mais pas le dossier scolaire) ;
- les emplois occupés précédemment ou, plus généralement, l’expérience professionnelle acquise (par le biais de stages ou de jobs d’été) ;
- l’existence d’une clause de non-concurrence ou d’une clause d’exclusivité (en cas de cumul d’emplois) ;
- la détention du permis de conduire, s’il est nécessaire pour exercer l’emploi proposé.
Toutes les questions qui contiennent un motif discriminatoire énoncé par le Code du travail sont prohibées. Sont, en particulier, exclues les questions relatives à :
- l’état de santé ;
- l’état de grossesse ;
- les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ;
- l’appartenance à un syndicat ;
- la situation familiale (et singulièrement les projets matrimoniaux du candidat) ;
- les mœurs.
Le candidat à un emploi doit être informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement qui sont utilisées à son endroit. Les résultats obtenus doivent alors rester confidentiels.
La promesse d’embauche
À l’issue de la procédure de recrutement, l’employeur va sélectionner un candidat et lui proposer un emploi. Mais il arrive que le candidat et l’employeur ne tombent pas immédiatement d’accord sur des aspects essentiels de leur future relation de travail et se bornent à engager des pourparlers. À ce stade, il est alors encore temps pour eux de se rétracter sans risquer de commettre de faute. Quand l’employeur formule une offre d’emploi ferme et précise, l’offre doit normalement comporter la nature exacte de l’emploi proposé, la rémunération correspondante, la durée du travail et, éventuellement, la date et le lieu d’entrée en fonction (Art. 211 Conv.). Une telle offre constitue une promesse d’embauche engageant l’employeur qui, dès lors, ne peut normalement plus se rétracter sans commettre une faute susceptible d’entraîner le versement de dommages-intérêts au candidat lésé. Si un candidat accepte une offre d’emploi ferme et définitive, il ne peut pas non plus se rétracter et peut donc également être condamné pour rétractation illicite.
Visite médicale
Article 212 Conv. "L'embauchage est obligatoirement subordonné aux constatations de l'examen médical qui sera passé au centre médico-social du travail auquel adhère l'entreprise. L'examen médical d'embauche doit, en principe, avoir lieu avant l'embauchage".
Notons à ce titre que "Conformément aux dispositions légales, les salariés exposés à des risques de contamination doivent se soumettre aux vaccinations obligatoires" Art. 211 Conv. Les salariés ne peuvent s’y soustraire sans que cela constitue une faute. L’art. L3111-4 du Code de la santé publique dispose que "Toute personne exposée à des risques de contamination doit être immunisée contre : l‘hépatite B, la diphtérie, le tétanos et la poliomyélite".
Formalités et rédaction d’un écrit
Une fois déterminées les principales modalités de la relation de travail, l’employeur établit un contrat de travail et effectue les formalités administratives d’embauche.
Le contrat de travail doit être formalisé par écrit pour être valable (Art. 211 Conv.). "Chaque embauche sera confirmée par un écrit mentionnant la nature du contrat, l'emploi, la catégorie, le montant et la périodicité de la rémunération, la durée du travail et, pour les emplois qui l'exigent, la formation ou le diplôme obligatoire pour exercer, la période d'essai et les modalités de son renouvellement éventuel, la date de prise d'effet du contrat de travail, l'établissement auquel est affecté le salarié, ainsi que la convention collective applicable".
Les employeurs doivent effectuer une déclaration unique d’embauche (DUE) auprès de l’Urssaf dans le ressort de laquelle est situé l’établissement d’accueil du futur salarié.
Cette déclaration unique regroupe :
- la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) dans les 8 jours précédant l’embauche ;
- la déclaration d’une première embauche dans un établissement ;
- la demande d’immatriculation du salarié au régime général de sécurité sociale ;
- la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage ;
- la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
- la demande de visite médicale d’embauche ;
- la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Marion Perchey
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