Les délais de conservation des documents

La durée de conservation des documents d’une entreprise peut découler soit d’une obligation textuelle (en matière fiscale, par exemple), soit d’une exigence de prudence tenant à la sécurité juridique (en matière contractuelle, par exemple) pour pouvoir faire face à un éventuel contentieux émanant d’un client ou d’un fournisseur. En tout état de cause, le délai à respecter correspondra aux délais de prescription du domaine juridique auquel le document se rapporte.

C’est ainsi qu’en matière fiscale, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise ou l’impôt auquel le document se rapporte, il conviendra de conserver les documents pendant la durée prévue à l’art. L. 102B du Livre des procédures fiscales : 6 ans (soit le délai de prescription du délit de fraude fiscale).

S’agissant des documents comptables, l’art. L.123-22 al. 2 du Code de commerce dispose que : "Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans", durée qui n’est pas sans rappeler le délai de prescription en matière de fraude fiscale, en cas d’activités occultes.

En matière sociale, la plupart des documents ont vocation à être conservés 5 ans, tels les bulletins de salaires (art. L. 3243-4 du Code du travail), le registre unique du personnel (art. R. 1221-26), ou encore les contrats de travail et autres documents de comptabilisation des heures travaillées, mais cette fois, par prudence pour pouvoir faire face à un éventuel contentieux prud’hommal survenant même tardivement après le départ du salarié. Par exception, seuls les documents relatifs aux cotisations sociales n’ont vocation à être conservés que 3 ans, soit le délai de prescription prévu à l’art. L. 244-3 du Code de la sécurité sociale.

Enfin, la plupart des documents commerciaux ont vocation à être conservés pendant une période de 5 ans, tels que les contrats, les conventions à compter de leur résiliation ainsi que la correspondance se rapportant à leur conclusion et à leur exécution, les documents bancaires ou les documents de transport de marchandises. Rappelons en effet qu’aux termes de l’art. L. 110-4 du Code de commerce : "Les obligations nées à l’occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants se prescrivent par 5 ans si elles ne sont pas soumises à des prescriptions spéciales plus courtes."

Notons néanmoins quelques délais plus courts, tels que ceux applicables aux polices d’assurances qui se prescrivent par 2 ans à compter de la résiliation du contrat (art. L. 114-1 du Code des assurances), d’autres sont plus longs, à l’instar des contrats conclus par voie électronique lorsqu’ils portent sur une somme supérieure ou égale à 120 € (art. L. 213-1 du Code de la consommation).

Ces obligations découlent de l’art. R. 2223-55-1 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) qui dispose que : "Les déclarations préalables et les pièces justificatives mentionnées aux articles R. 2213-2-2, R. 2213-5, R. 2213-7, R. 2213-8, R. 2213-8-1, R. 2213-10, R. 2213-13, R. 2213-14, R. 2213-21 et R. 2213-28 sont conservées pendant un délai de 5 ans par les régies, entreprises ou associations mentionnées à l’art. L. 2223-23." Ces documents sont les suivants :

- Soins de conservation (art. R. 2213-2-2) : déclaration préalable, demande de la personne ayant qualité pour pourvoir aux funérailles, certificat de décès ;

- Moulage (art. R. 2213-5) : déclaration préalable ;

- Transport de corps avant mise en bière (art. R. 2213-7, art. R. 2213-8, art. R. 2213-8-1, art. R. 2213-10) : déclaration préalable, demande de la personne ayant qualité pour pourvoir aux funérailles, certificat de décès et, le cas échéant, autorisation du directeur (hôpital, EHPAD) ou de la personne chez qui le décès est survenu, acte de décès ;

- Don du corps (art. R. 2213-13) : déclaration écrite du défunt faite de son vivant, copie de sa carte de donateur, déclaration préalable de transport, certificat de décès ;

- Transport de corps après mise en bière (art. R. 2213-21) : déclaration préalable ;

- Transport de corps de victimes d’accidents survenus à bord d’un avion des forces armées (art. R. 2213-28) : déclaration de transport immédiat en vue d’autopsie à l’hôpital militaire ou à l’infirmerie de la base aérienne.

Il est assez fréquent que les familles de défunts interrogent le conseiller funéraire sur des questions ne concernant pas directement l’organisation et le financement des obsèques. Il peut en être ainsi s’agissant des formalités relatives à la succession, et plus précisément en matière d’archives et de documents.

D’une façon générale, les durées de conservation des documents du défunt, qu’ils soient "officiels" ou de nature commerciale, ne dérogent pas à celles applicables aux vivants. Certains d’entre eux pourront être nécessaires au notaire en charge de la succession (preuve de dettes ou de créances), d’autres à titre de justificatifs auprès de divers organismes (caisses de retraite, sécurité sociale ou employeurs, par exemple), d’autres enfin auront vocation à être transmis aux héritiers (certificat de garantie d’un bien transmis à un héritier).

Outre les documents cédés aux héritiers, les durées minimales de conservation des documents varient en général de 2 à 10 ans en fonction du délai de prescription des domaines auxquels ils se rapportent. Par prudence, il conviendra pour les héritiers de ne pas se précipiter, et a fortiori tant que la succession n’est pas réglée, et de s’adresser au notaire afin d’éviter toute disparition irréversible de documents utiles.