Vox Teneo Logiciel de gestion intégrée de crématorium

Vox Teneo a autant à voir avec le monde de la crémation qu'un papillon avec une salle d'opération. En apparence… Car cette société belge active dans le développement d'applications interactives de gestion et de communication a très vite compris que les crématoriums représentent non seulement un secteur porteur, mais dans lequel les trois valeurs fondamentales de Vox Teneo ont certainement toute leur place : ingéniosité, rigueur et flexibilité. Résonance est allé à la rencontre de François Dupont, administrateur délégué de Vox Teneo pour en savoir un peu plus.

Résonance : Monsieur Dupont, comment une entreprise de développement web arrive-t-elle dans le monde des crématoriums ?

François Dupont : Nous avons participé à un appel d'offre public où il apparaissait que des applications de gestion de qualité n'existaient pas pour le secteur des crématoriums. Pour nous, il s'agissait d'une opportunité : l'occasion de développer une nouvelle solution qui allait sans doute offrir de belles perspectives. Nous nous sommes donc lancés et y avons consacré deux ans de développements, en partie sur fonds propres.

R : En quoi consiste votre application, Cremagest ?

FD : Il s'agit d'une plateforme logicielle destinée à la gestion intégrée d’un crématorium. De manière à pouvoir offrir à nos clients une solution très flexible, nous l'avons imaginée sous forme de modules, chacun répondant à un besoin spécifique : gestion des données des crémations, suivi des cercueils, réservation et planification des crémations ainsi que des cafétérias et salles d’accueil, gestion des salles de cérémonies, gestion des commandes clients et fournisseurs cafétérias, gestion intégrée des caisses, facturation, affichage en temps réel des cérémonies et des salles... Notre philosophie n'était pas de développer un logiciel standard qui s'installe en trois clics et que tous les concurrents ont, exactement identique. Chaque projet est adapté aux spécificités de chaque crématorium et s'intègre dans l'environnement logiciel existant. En d'autres mots, ce n'est pas au crématorium de s'adapter à notre logiciel, mais le contraire...

R : Un exemple illustrant cette flexibilité ?

FD : Au crématorium de Court-St-Étienne, en Belgique, par exemple, nous avons ajouté un module de réservation de voiturettes, car le site est très spécifique. L'accès se fait via une pente très forte.

R : Que permet concrètement cet outil ?

FD : En tout premier lieu, il permet aux entreprises de pompes funèbres de fixer les rendez-vous à toute heure du jour et de la nuit. Tous les aspects pratiques de la crémation peuvent être fixés immédiatement, en ligne, et être par la même occasion communiqués directement à la famille. Par ailleurs, les données administratives et légales sont, elles aussi, encodées de manière planifiée, sans double encodage. Certaines données font l’objet d’une première vérification automatisée, ce qui réduit de manière importante les erreurs d’encodage ou tout autre traitement manuel. Notre outil offre une série d'aspects logistiques, dont la traçabilité des cercueils. Enfin, c'est un moyen simple et efficace de construire toute la cérémonie : le nombre de personnes, la musique, les textes... tout est automatisé.

R : Les pompes funèbres semblent d'ailleurs particulièrement demandeurs d'un outil de gestion comme celui-ci...

FD : Nous constatons que les entreprises de pompes funèbres sont les premières à faire pression pour que les crématoriums s'équipent d’outils de ce type. Les crématoriums qui disposent d’un tel logiciel leur simplifient la tâche, en particulier le système de réservation en ligne.

R : Et pour les crématoriums, quelle est la valeur ajoutée ?

FD : Un outil comme celui-ci facilite la gestion administrative du dossier. Le crématorium va éviter les multiples encodages et autres manipulations inutiles. Le système fournit aussi des rapports et des statistiques poussés.

R : Au bout du compte, ce sont les familles qui doivent avant tout en retirer des bénéfices...

FD : Tout à fait ! C'était d'ailleurs notre objectif de départ : faire en sorte que nous offrions le meilleur accueil possible aux familles. Or, en allégeant les tâches administratives du personnel de la réception, celui-ci peut être plus présent pour les familles. Dans certains crématoriums où nous avons installé Cremagest, une famille arrive tous les 1/4 d'heure. Et pourtant, chaque cérémonie est abordée comme si elle était unique. Il n’y a aucune place pour l’improvisation.

R : C'est sur le terrain que vous avez développé votre première application, en 2010, au crématorium de Bruxelles. Qu'avez-vous retiré de cette expérience ?

FD : C'est grâce à cette mise en place au crématorium de Bruxelles que nous avons réellement pu apprendre et bien comprendre l’activité des crématoriums. De l'extérieur, on a tendance à voir celle-ci comme relativement simple. Nous avons au contraire découvert une organisation complexe, de haute technicité, investie dans la recherche et le développement. Un secteur innovant, étonnant !

R : Quels sont vos projets pour l’avenir ?

FD : Nous allons avant tout continuer à faire évoluer notre application. Nous venons par exemple de développer un module de gestion du personnel, et une application mobile sortira d'ici fin 2012 ou début 2013. Nous développons également une solution adaptée aux plus petits crématoriums. Il est vrai qu'à Bruxelles on parle d’environ 6 000 crémations par an. Nous planifions également, dans le courant 2013, une solution souple adaptée aux crématoriums moins grands, soit entre 500 et 1 000 crémations par an.
Par ailleurs, nous comptons étendre à la gestion des cimetières le module de modélisation en 3D des colombariums et des pelouses de dispersion.

R : Vous visez également l'international...

FD : Nous sommes effectivement occupés à développer le marché en France, ainsi qu’en Allemagne et en Italie. Pour ce qui est de la France, nous venons d'installer, en juillet 2012, Cremagest au crématorium de Ciney, le seul crématorium en Belgique géré par une société française : la Société des Crématoriums de France. Cela nous a ouvert des portes en France, dont celles de trois établissements dans la région de Lille. Nous capitalisons sur ces expériences pour progresser sur ce marché.

R : Votre application prévoit d'ailleurs une approche multilingue...

FD : Effectivement. La Belgique est naturellement multilingue. Il était donc naturel pour nous de développer notre application en plusieurs langues, et de laisser la possibilité à l’utilisateur d’en ajouter d'autres, ce qui n'est pas le cas de beaucoup d'applications de gestion sur le marché. Plusieurs de nos clients dans le nord de la France prévoient d'ailleurs de proposer l'application également en néerlandais, de manière à toucher les clients proches de la frontière.