La signature électronique est devenue un outil incontournable pour les entreprises !

Avec l’essor du télétravail, la capacité de signer des documents à distance est devenue essentielle pour maintenir les opérations commerciales sans interruption. La signature électronique répond à cette nécessité en permettant aux entreprises funéraires de mener leurs activités de manière fluide et efficace, surtout lorsque les familles sont à distance.

En intégrant la signature électronique, CARBONE 14 permet désormais aux pompes funèbres de traiter les formalités administratives de manière instantanée, réduisant ainsi les délais, et offrant une expérience client plus satisfaisante dans cette période aussi délicate que le deuil. Avec des technologies de pointe telles que la signature électronique, CARBONE 14 positionne ses clients au cœur de la transformation numérique, les aidant ainsi à rester compétitifs dans un marché en évolution constante.

Comme pour toute nouvelle innovation technologique, une question essentielle se pose : pourquoi remplacer la signature traditionnelle – processus pourtant tant éprouvé – par son équivalent électronique ? La signature traditionnelle requiert plusieurs étapes : la validation du document par la famille, l’impression du document par le conseiller, la signature par la famille, puis l’archivage physique et numérique du document.

La signature électronique permet de simplifier ce flux : l’impression et l’archivage physique du document deviennent obsolètes. En plus de permettre un gain de temps pour le conseiller et une baisse des coûts considérable pour l’entreprise, la signature électronique est également un avantage pour la famille.

La mise en œuvre de la signature électronique via CARBONE 14 non seulement transforme le processus administratif pour les entreprises de pompes funèbres, mais également améliore de manière significative l’expérience des familles lors d’un moment souvent difficile. En éliminant les étapes d’impression, de signature manuelle de multiples documents, et d’archivage physique, le processus devient beaucoup plus rapide pour toutes les parties impliquées. Les soucis habituels liés à l’impression, tels que le manque d’encre ou les bourrages de papier, disparaissent, rendant l’expérience moins stressante et plus fluide.

Adopter une méthode de signature innovante "en un clic" permet de signer tous les documents nécessaires en une seule action, ce qui rend la procédure plus accessible pour ceux qui ne sont pas à l’aise avec la technologie. Cette méthode permet aux familles de procéder à la signature dans un environnement confortable sans pression ni précipitation, garantissant qu’elles ont le temps de lire et de comprendre les documents avant de signer.

Pour finir, l’envoi des documents signés par e-mail offre une grande commodité, permettant aux familles de consulter leurs documents à tout moment et depuis n’importe où, une tranquillité d’esprit non négligeable. De plus, en cas de perte ou de suppression accidentelle de l’e-mail, savoir que l’entreprise de pompes funèbres peut fournir à nouveau le document signé offre à la famille un niveau supplémentaire de sécurité et de confiance.

La signature électronique est la garantie que le document n’a pas été altéré depuis sa signature. Un horodatage précis permet de savoir quand a été signé le document, ce qui est essentiel dans un contexte de plus en plus réglementé. La nécessité de maintenir un espace pour le stockage physique pour l’archivage n’étant plus obligatoire pour les entreprises, elles peuvent ainsi réduire considérablement leurs coûts opérationnels liés à ce stockage. Côté pratique, retrouver un document archivé électroniquement est très simple grâce aux recherches multicritères, une efficacité incomparable par rapport à la recherche manuelle dans des archives physiques.

Enfin, le stockage dans des data centers sécurisés et protégés contre les sinistres naturels comme les incendies ou les inondations assure que les documents importants restent accessibles et intacts, même en cas de catastrophes. De plus, nos data centers situés en France garantissent un stockage conforme aux réglementations en vigueur en matière de protection des données comme le RGPD.

La signature électronique permet d’envisager de nouvelles manières de travailler avec la famille, en proposant par exemple de signer des devis complémentaires à distance électroniquement. Ces services sont alors d’une grande praticité pour la famille et les pompes funèbres, permettant un gain de temps considérable pour les deux parties.

CARBONE 14 propose 3 méthodes de signature électronique, qui vont offrir flexibilité et sécurité pour votre entreprise et les familles. Chaque méthode est adaptée à différentes situations et préférences, assurant que le processus de signature peut être réalisé de manière efficace et pratique.

C’est la situation idéale lorsque la famille et le conseiller sont physiquement présents dans le même espace. La famille consulte les documents sur l’écran et utilise un stylet ou une souris pour signer électroniquement, appliquant la signature à tous les documents requis en une seule opération. Cette méthode permet une interaction personnelle, où les questions peuvent être posées et clarifiées immédiatement. Cela garantit aussi que toutes les parties comprennent bien les documents avant de les signer.

Convient aux situations en présence physique, mais offre une alternative numérique pour la signature. Après la consultation des documents, un code est envoyé par SMS à la famille. Le conseiller entre ce code pour valider la signature électronique sur tous les documents. Cette variante ajoute un niveau supplémentaire de vérification et de sécurité grâce à l’utilisation du téléphone portable de la famille, tout en conservant les bénéfices d’une interaction en face à face.

C’est la solution parfaite pour les circonstances où les familles ne peuvent pas être physiquement présentes. Les documents sont envoyés par e-mail en format PDF. La famille indique son accord pour les signer, puis reçoit un code par SMS à confirmer pour finaliser la signature. Cette dernière possibilité va permettre aux familles de signer les documents rapidement où qu’elles soient, sans la nécessité de se déplacer.

Chaque méthode a été étudiée pour répondre aux besoins variés des familles et des entreprises de pompes funèbres, en tenant compte de la simplicité, de la sécurité et de la fiabilité. La signature électronique montre une adaptation de la technologie aux besoins humains, offrant une solution qui est non seulement pratique, mais aussi respectueuse des circonstances personnelles et émotionnelles des familles.

Les équipes CARBONE 14 auront le plaisir de vous présenter cette nouvelle fonctionnalité prochainement lors de différents événements : club utilisateurs Divalto Funéraire à Béziers les 15 et 16 mai, rencontres nationales de l’UPFP à Montpellier du 28 au 30 mai, journées nationales FUNERIS les 7 et 8 juin et salon FUNÉRAIRE GRAND SUD à Toulouse les 12 et 13 juin.