À l’exception des entreprises en exercice décalé, le début d’année est marqué par un moment important, parfois redouté des chefs d’entreprise : le bilan comptable. Obligation légale, aux termes des articles L. 123-12 et suivants du Code de commerce, le bilan est, comme son nom l’indique, un moment important pour faire le point sur l’activité de l’année écoulée.
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| Xavier Anonin. | Jérôme Le Lay. |
Les données chiffrées que contient le bilan constituent une matière première d’analyse financière précieuse pour envisager l’avenir d’une entreprise, qu’il s’agisse de son développement, de sa restructuration, ou encore de sa cession. Pourtant, la période de préparation du bilan est parfois mal vécue par les dirigeants de petites entreprises, souvent trop accaparés par leurs activités commerciales et opérationnelles. Mais la bonne gestion quotidienne de l’entreprise est un pilier incontournable à sa réussite, à la pérennisation de son activité et à son développement. Profitons donc de cette période de préparation du bilan pour rappeler les "bonnes pratiques" d’une gestion fluide et efficace.
L’externalisation comptable : le recours à l’expert-comptable
La tenue de la comptabilité, l’établissement des comptes annuels et des déclarations sociales ou fiscales, sont autant d’opérations techniques et parfois complexes que les entreprises ne sont généralement pas en mesure de réaliser elles-mêmes dans leur totalité. Par ailleurs, la tenue d’une comptabilité irrégulière est sévèrement réprimée. C’est la raison pour laquelle il est aujourd’hui incontournable pour le dirigeant de pouvoir s’appuyer sur un professionnel du chiffre maîtrisant parfaitement la gestion d’entreprise sous tous ses aspects par une externalisation plus ou moins large des sujets les plus techniques et les plus complexes.
Dans un souci de protection des entreprises, le législateur a limité la possibilité de prendre en charge ce type de missions aux experts-comptables. Profession ancienne, elle commencera à se structurer en France sous sa forme moderne dès la fin du XIXe siècle et ne cessera d’évoluer tout au long du XXe siècle, pour aboutir à la création de l’ordre des experts-comptables en 1942.
Aujourd’hui, les 21 000 experts-comptables de France conseillent et assistent au quotidien près de 2 millions d’entreprises. Le diplôme d’expertise comptable n’est délivré qu’après une longue formation de 8 ans, et on ne peut exercer la profession qu’à la condition d’être inscrit au tableau de l’ordre, de prêter serment et d’être titulaire d’une assurance professionnelle spécifique.
En outre, la profession est soumise à des règles déontologiques strictes, et ses membres font l’objet de contrôles réguliers sur leur activité. L’étendue de l’externalisation confiée à un expert-comptable par une entreprise est définie dans une lettre de mission. Cette lettre de mission est un contrat conclu entre l’entreprise et le cabinet d’expertise comptable. Elle définit notamment l’ensemble des caractéristiques de la mission confiée à l’expert-comptable, le montant et le calcul des honoraires, ainsi que la répartition des travaux entre le client (l’entreprise) et le cabinet.
Cependant, quelle que soit l’étendue de la lettre de mission, la relation entre l’expert-comptable et son client doit être une relation d’échanges permanents, de sorte qu’il ne pourra réaliser pleinement sa mission sans une implication totale du chef d’entreprise.
La relation entre l’expert-comptable et le dirigeant
La qualité de la relation entre un cabinet d’expertise-comptable et son client dépend de la qualité de leurs échanges. Ainsi, la mise en œuvre de la lettre de mission repose sur une méthodologie et des process convenus dans la continuité de la conclusion de la mission : modalités pratiques, périodicité, nature des échanges, car, fondamentalement, c’est l’entreprise qui fournit à l’expert-comptable la "matière première" que ce dernier aura pour mission de contrôler, présenter et analyser pour conseiller utilement son client et réaliser pour son compte les obligations déclaratives et de tenue de comptabilité incombant à l’entreprise.
Les domaines dans lesquels un cabinet d’expertise comptable est susceptible d’intervenir sont nombreux : comptabilité, juridique, gestion, fiscalité, ressources humaines… Quelle que soit l’étendue de la mission qui lui est confiée, l’expert-comptable apportera à son client une approche globale du fonctionnement, de la gestion et du développement de l’entreprise avec recul et indépendance.
Mais, s’il est un domaine en particulier où les relations entre l’entreprise et le cabinet d’expertise comptable doivent être constantes et régulières, c’est la tenue de la comptabilité. Quelles que puissent être les appréhensions du chef d’entreprise sur le sujet, la tenue régulière de sa comptabilité tout au long de l’année est une condition incontournable du bon suivi de son activité, de sorte qu’une implication ponctuelle et contrainte au moment de la préparation du bilan ne saurait être suffisante.
La tenue régulière de la comptabilité, un préalable incontournable à la bonne préparation du bilan
Les obligations comptables générales découlent de l’art. L. 123-12 du Code de commerce, aux termes duquel :
"Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement."
"Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise."
"Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable."
On le voit, en termes d’obligations périodiques, seuls l’inventaire et le bilan doivent être réalisés chaque année. Ainsi, si des retards dans la tenue de comptabilité ne sont pas, en soi, répréhensibles, réaliser sa comptabilité dans l’urgence et la précipitation ne peut être qu’un mauvais calcul pour une entreprise. En effet, cela l’expose à de nombreux risques : perte de documents, "oubli" d’éléments devant entrer dans le cadre de déclarations sociales ou fiscales (risque de redressement et de sanctions), suivi approximatif de la trésorerie (risque de défaut de paiement), suivi approximatif des stocks (risque d’erreurs de réapprovisionnements ou identification retardée de démarques inconnues).
Outre ces risques, une comptabilité tenue avec retard ne permet pas un suivi régulier de l’activité et de la rentabilité de l’entreprise, faussant ainsi les données de gestion sur lesquelles auront à être prises des décisions importantes : réalisation de nouveaux investissements, embauche de nouveaux salariés, etc.
Que l’entreprise ait, ou non, confié à son cabinet d’expertise comptable la tenue de sa comptabilité, cette dernière doit être scrupuleusement tenue de façon périodique tout au long de l’année, et les informations utiles transmises en temps réel à l’expert-comptable, qui, dans la mission d’analyse financière et de conseil qui est la sienne, pourra utilement alerter et conseiller son client si nécessaire. De plus, à l’approche de préparation du bilan annuel, la période pourra être appréhendée de façon plus sereine par les deux protagonistes afin qu’elle remplisse pleinement sa fonction : l’analyse financière de l’activité.
Les opérations de préparation du bilan
Les comptes annuels sont composés de trois parties : le bilan, qui est en quelque sorte une "photographie" du patrimoine de l’entreprise faisant apparaître son actif et son passif répartis entre ses capitaux, ses immobilisations, ses stocks, sa trésorerie et d’une façon générale ses dettes et ses créances. Il intègre également le solde du résultat comptable de l’entreprise réalisé au cours de l’exercice (bénéfices ou pertes) obtenu en soustrayant du chiffre d’affaire réalisé par l’entreprise (ses produits) l’ensemble des charges supportées par l’entreprise.
Le compte de résultat détaillé est ensuite présenté à la suite du bilan, constituant ainsi la deuxième partie des comptes annuels. Enfin, la troisième partie est constituée d’annexes diverses explicitant certains aspects du bilan et du compte de résultat.
Pour pouvoir réaliser le bilan, l’expert-comptable prendra appui sur la comptabilité de l’entreprise, c’est-à-dire sur l’ensemble des opérations comptables saisies tout au long de l’exercice retraçant l’ensemble de ses activités (ventes, achats, charges sociales et fiscales, produits financiers, etc.). Une première étape de vérification de la régularité de la tenue de la comptabilité s’impose donc afin de s’assurer de son exhaustivité et de sa régularité.
Commence alors la révision proprement dite des comptes. La révision des comptes est le processus plus ou moins complexe permettant d’aboutir à la clôture de l’exercice comptable. Il s’agira pour l’expert-comptable d’identifier et de traiter par l’affectation dans les comptes adaptés de nombreux éléments : factures fournisseurs non parvenues, charges et produits constatés d’avance, amortissement des actifs immobilisés, rapprochement des comptes de trésorerie avec les relevés bancaires, etc.
La période de préparation du bilan aboutissant à la révision des comptes et à l’établissement du bilan nécessite une communication exemplaire entre le chef d’entreprise et son expert-comptable. S’il va de soi qu’il ne doit rien être dissimulé sciemment, il est impératif de n’oublier de transmettre aucun document ni information susceptibles d’impacter l’établissement des comptes annuels. Cela implique, s’il est encore nécessaire de le rappeler, que la préparation du bilan ne doit pas être faite à la dernière minute.
Les informations et documents nécessaires à la préparation du bilan
Examinons les principales informations à prendre en compte lors de l’établissement du bilan illustré d’exemples puisés dans les activités funéraires. Chaque traitement spécifique doit bien entendu être justifié par un document ou une pièce comptable.
- L’inventaire du stock
Il doit être réalisé à la date de clôture de l’exercice, dans le cas contraire, il conviendra de réintégrer le stock vendu depuis la clôture. Le cas échéant, la valeur du stock de marchandises pourra être réappréciée en cas de découverte de casse, de démarque inconnue, ou tout simplement de baisse de valeur.
- Les rapprochements bancaires
Les relevés de comptes émis par la banque et la réalité de la gestion quotidienne de la trésorerie ne peuvent nécessairement pas coïncider. Cette problématique est particulièrement présente dans le domaine funéraire compte tenu des délais importants d’encaissement des chèques par le Trésor public. Or l’opérateur funéraire réalise de nombreux paiements pour le compte de ses clients (taxes de convoi ou d’inhumation, vacations de police) et parfois pour des montants importants (achats de concession). Il conviendra donc, dans le cadre de la préparation du bilan, de rassembler l’ensemble des relevés bancaires de l’année (et en particulier le dernier), ainsi que les talons de chèques émis, afin d’effectuer les rapprochements bancaires entre la comptabilité et les relevés de comptes.
- Le traitement des immobilisations
En général, il ne s’agira que de comptabiliser l’amortissement du bien conformément au plan d’amortissement initialement prévu. Mais dans certains cas, il sera nécessaire de comptabiliser une dépréciation du bien, ou encore de constater comptablement sa destruction ou sa cession. Dans ce cas, il sera nécessaire de disposer de tout document en attestant.
- Les créances clients
Certaines créances détenues sur les clients sont parfois difficiles à recouvrer. On les qualifiera alors de "douteuses". Dès lors, il sera nécessaire de comptabiliser une provision spécifique. De même, lorsqu’une créance devient définitivement irrécouvrable, il sera nécessaire de la comptabiliser en charge. Cependant, avant tout traitement comptable de ces créances problématiques, il sera nécessaire de rassembler l’ensemble des documents attestant de leur caractère douteux ou irrécouvrable (relances diverses adressées aux clients, mises en demeure, interventions infructueuses d’huissiers, etc.). Dans certains cas, il sera nécessaire d’obtenir un certificat d’irrécouvrabilité délivré par des organismes de recouvrement.
- Les Charges Constatées d’Avance (CCA)
Il s’agit de charges comptabilisées dans l’exercice en cours alors qu’elles se rapportent en tout ou partie à l’exercice suivant. Dans ce cas, un traitement comptable spécifique sera nécessaire pour reporter la charge sur l’exercice suivant. À titre d’exemple, il pourra s’agir de cotisations sociales afférentes au gérant, de primes d’assurances chevauchant deux exercices (paiement au trimestre, par exemple), de loyers, de crédits-baux, ou encore d’abonnements (téléphone, eau, électricité, etc.). Dans tous les cas, il sera nécessaire de rassembler les factures et autres documents justificatifs afin de pouvoir en disposer facilement au moment de l’établissement du bilan.
- Les Produits Constatés d’Avance (PCA)
Le raisonnement est le même que pour les charges constatées d’avance. Il s’agira de biens ou de prestations facturés au cours de l’exercice à clôturer, alors même que leur livraison ou leur réalisation ne sera totalement réalisée que pendant l’exercice suivant. Ce cas de figure peut par exemple être rencontré lorsque sont vendus concomitamment des travaux de cimetière et la fourniture d’un monument, et que les travaux s’échelonneront à cheval sur les deux exercices.
- Les Factures Non Parvenues (FNP)
Il s’agit de factures de fournisseurs non encore parvenues à la clôture de l’exercice, afférentes à des biens ou prestations livrés au cours de l’exercice à clôturer. Les montants devront être comptabilisés par anticipation avant la clôture de l’exercice. Il conviendra donc de mettre de côté, pour la préparation du bilan, les bons de commande ou les factures si ces dernières parviennent en début d’année avant l’établissement du bilan.
- Les Charges À Payer (CAP)
Il s’agit le plus souvent de charges sociales dont le montant n’est pas encore connu par les organismes sociaux mais qui seront dues au titre de l’exercice à clôturer. Il conviendra donc de les calculer et de les comptabiliser avant la clôture, quand bien même ces dernières seront effectivement payées au cours de l’exercice suivant.
- Les Factures À Établir (FAE)
Il s’agit de biens livrés ou de prestations réalisés avant la clôture de l’exercice, mais dont les factures n’ont pas encore été émises. Ces dernières devront être comptabilisées avant la clôture de l’exercice. Cette situation est fréquente en matière funéraire lorsque les convois ou les poses de monuments ont eu lieu dans les derniers jours de l’année.
- La comptabilisation de certains impôts (l’exemple de l’impôt sur les sociétés)
L’établissement du bilan et du compte de résultat permettra de déterminer l’assiette de l’IS (résultat fiscal) alors même qu’elle n’est pas encore connue de l’administration fiscale. Avant la clôture de l’exercice, il sera nécessaire de calculer et de comptabiliser cet impôt.
- Les provisions pour risques et charges
Elles constituent un "passif dont l’échéance ou le montant n’est pas fixé de façon précise". De façon courante, il s’agit des créances douteuses, de provisions pour litiges (lorsqu’un litige existe entre l’entreprise et un tiers mais qu’il n’est pas encore réglé ni de façon amiable, ni dans un cadre contentieux), ou encore de provisions pour amendes et pénalités (l’entreprise a commis une infraction, encourt une sanction financière, mais cette dernière n’a pas encore été prononcée). Afin de pouvoir évaluer de façon précise et de justifier la comptabilisation d’une provision, il sera nécessaire de rassembler l’ensemble des documents susceptibles de s’y rapporter (tentatives infructueuses de recouvrement de créances ; pièces contentieuses telles que saisines de juridictions, assignations, décision de première instance frappées d’appel, etc. ; ou encore mises en demeure et procès-verbaux de l’administration ayant constaté l’infraction).
Dans une deuxième partie, nous évoquerons la lecture et l’analyse du bilan.
Xavier Anonin
Docteur en droit
Jérôme Le Lay
Expert-comptable, cabinet ASF
Résonance n° 156 - Janvier 2020
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