Un salarié est absent de l’entreprise et vous ne savez pas pourquoi. Vous ne lui avez pas accordé de congés payés et vous n’avez reçu aucun arrêt de travail de sa part. Que faire ?
Plusieurs catégories d’absences peuvent être qualifiées d’injustifiées. En effet, il peut s’agir d’une absence sans demande préalable, mais également d’une absence refusée par l’employeur (vous aviez refusé des congés à un salarié qui s’absente malgré tout) ; de la prolongation injustifiée d’une absence (un salarié qui ne revient pas après une période de congés payés). Dans tous ces cas, si l’absence n’est pas justifiée par un empêchement imprévu (maladie, problème familial, par exemple), le salarié manque à son obligation principale (l’exécution d’une prestation de travail) et une sanction est possible. Cependant, le type de sanction dépendra des circonstances.
Ne pas agir avec précipitation
Il est naturel de s’inquiéter d’une telle absence et vous pouvez contacter le salarié par téléphone (sans abus). Si la cause de l’absence est la maladie, rappelez-vous que le salarié dispose d’un délai pour vous faire parvenir son arrêt de travail. Il est donc inutile d’engager la moindre action avant la fin de ce délai. Dans la convention collective des pompes funèbres art. 341-0 "Les absences sont portées le plus rapidement possible et, dans les vingt-quatre heures, sauf cas de force majeure, à la connaissance de l'employeur ou du chef de service responsable. Dans le cas d'absence prévisible, le salarié doit prévenir l'employeur quarante-huit heures au moins avant l'absence en précisant les motifs de celle-ci. Tout salarié absent doit faire connaître, de préférence par écrit, la justification de son absence le plus rapidement possible, au plus tard dans les trois jours, sauf cas de force majeure, et, si cette absence se prolonge, la date de sa reprise de travail dès qu'il en aura connaissance. Sous réserve de l'observation des principes ci-dessus, les absences régulières ne constituent pas une rupture du contrat de travail".
Pensez à bien vérifier qu’aucune autorisation d’absence n’avait été donnée au salarié
Il est possible que vous ou son supérieur hiérarchique ayez donné une telle autorisation longtemps à l’avance. Sachez que certains congés ne peuvent pas être refusés par l’employeur (congé paternité, par exemple) ou sont considérés comme acceptés en l’absence de réponse de l’employeur passé un certain délai (congé individuel de formation, par exemple). Assurez-vous donc que vous n’aviez reçu aucune demande de cet ordre, à laquelle vous auriez omis de répondre.
Une absence n’est jamais considérée comme une démission
La démission d’un salarié doit résulter d’un acte clair et non équivoque. Or, si vous n’avez aucune nouvelle d’un salarié, vous ne pouvez pas prendre l’initiative d’interpréter cette absence comme étant la preuve d’une volonté claire et non équivoque de quitter son emploi. Si vous souhaitez rompre le contrat, il vous appartiendra de prendre la décision de licencier le salarié pour cause réelle et sérieuse, voire pour faute grave, et de suivre la procédure adéquate.
Mettez en demeure le salarié de justifier son absence
Dès lors que vous êtes certain que le salarié ne disposait d’aucune autorisation d’absence et que le délai pour vous faire parvenir un arrêt de travail est dépassé, ne laissez pas la situation perdurer, l’absence de réaction de votre part pouvant s’interpréter comme une forme de tolérance à son égard. Dès le 3e jour d’absence, vous pouvez envoyer un courrier au salarié le mettant en demeure de justifier son absence ou de reprendre son poste sans délai, tout en le prévenant qu’une sanction pourra être prise à son égard. Envoyez ce courrier en recommandé avec accusé de réception afin de pouvoir justifier de cette démarche. Si vous n’avez toujours pas de nouvelles de votre salarié, vous pourrez lui envoyer une nouvelle mise en demeure.
Prenez une sanction adaptée
- Le salarié vous a envoyé un document justificatif tardivement :
Le licenciement n’est pas adapté à ce genre de situation, à moins que le salarié n’ait déjà un dossier disciplinaire lourd. Selon les circonstances, un avertissement ou un blâme est suffisant. Le salarié a repris son poste mais n’a pas justifié son absence. Convoquez-le à un entretien préalable à une sanction pouvant aller jusqu’au licenciement. Une telle négligence n’est pas acceptable et doit être sanctionnée ; en revanche, selon les explications que le salarié vous fournira lors de cet entretien, vous serez mieux à même de choisir le type de sanction : avertissement, blâme, mise à pied disciplinaire, licenciement pour cause réelle et sérieuse, voire licenciement pour faute grave.
- Le salarié n’a pas repris son poste malgré une mise en demeure :
Cette situation ne peut pas s’analyser en une démission. Vous n’avez donc d’autre choix que de licencier le salarié, en respectant la procédure : convocation à entretien préalable, puis notification du licenciement (l’absence du salarié à l’entretien préalable n’a aucune conséquence sur la poursuite de la procédure).
Pour savoir quel licenciement appliquer, vous devez prendre en compte les conséquences de cette absence sur la bonne marche de l’entreprise, l’âge du salarié, son ancienneté et l’existence ou non d’un dossier disciplinaire.
Exemples de causes réelles et sérieuses :
- un salarié de 55 ans présent dans l’entreprise depuis plusieurs années et n’ayant aucun antécédent disciplinaire qui abandonne son poste quelques jours ne pourra pas faire l’objet d’un licenciement pour faute grave ;
- l’absence de quelques jours d’un marbrier, absence n’ayant pas de graves répercussions sur l’activité de l’entreprise ;
- l’absence d’un jour à l’occasion d’une fête religieuse, alors que cette absence avait été refusée et qu’elle a entraîné un retard dans la production.
Exemples de fautes graves :
- une absence de plusieurs semaines sans autorisation ni justification dans une période d’activité importante pour l’entreprise (Toussaint, Rameaux, etc.) ;
- l’absence d’un chef d’atelier ayant pour conséquence un arrêt de la production (marbrerie, menuiserie…) ;
- la prolongation d’une semaine de la période des congés d’été, alors que le salarié avait déjà été mis en garde contre un tel comportement.
Marion Perchey
Responsable juridique Le Vœu
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