Renouvellement des concessions temporaires

Les diverses questions qui remontent de nos adhérents indiquent que des problématiques résultent en général de mauvaises saisies des dossiers de concession. Toutes les mairies ne sont pas informatisées, et nombreuses sont encore les communes travaillant avec des dossiers papier souvent encartonnés aux archives et fréquemment très mal renseignés. Cela présente un réel handicap y compris juridique, car des difficultés pouvant induire un risque pénal peuvent survenir.

Les agents des services funéraires ou de l’état civil doivent impérativement saisir toutes les opportunités de rencontre avec les familles pour mettre à jour les informations concernant la concession. Les chefs de service sont invités à organiser des campagnes d’information auprès de leurs services à cet effet.

Dans le cas où l’agent en charge du cimetière n’a pas son bureau sur place, si toutefois il est informé au préalable de la visite d’une famille, il paraît utile et nécessaire qu’il se déplace sur site pour relever et contrôler toutes les informations sur la concession et vérifier l’état. Avec son téléphone, il peut prendre une photo pour ne rien perdre de ce qu’il a vu. On peut prendre une photo d’une sépulture du moment qu’elle n’est pas diffusée sans l’autorisation de la famille. De plus, si on veut démontrer un détail, disposer de la photo est un atout lors du rendez-vous.

La mise en place de l’outil informatique de gestion des cimetières est également l’occasion de pointer tous les champs indispensables qui ne peuvent être remplis faute de renseignements.

Bien évidemment, tout ce qui concerne le concessionnaire a son importance, y compris le numéro de titre. Il arrive que le concessionnaire soit décédé, ce qui implique de bien connaître les identités des descendants, et en particulier celui ou celle parmi les ayants cause qui assure le suivi de la concession.

Rappelons que l’arrêt du Conseil d’État des 3e et 8e chambres, du 11 mars 2020, n° 43 693 impose désormais une obligation d’informer les familles lors des opérations de reprises. Cette obligation de droit pour les reprises pour abandon s’impose aussi aux reprises administratives (cf. art. de l’A.NA.PE.C. du n° 160 de Résonance).

Les rencontres avec les pompes funèbres doivent aussi être l’occasion de renseigner un dossier au-delà des simples informations nécessaires aux obsèques en cours. Il faut imposer aux prestataires une obligation à fournir les documents utiles (livret de famille, certificat d’hérédité, éventuellement extrait d’arbre généalogique…). C’est justement le traitement passé laxiste du dossier qui conditionne l’avenir. Malheureusement, les agents traitent trop souvent un dossier dans l’urgence, en ne renseignant que le minimum nécessaire à l’opération en cours, et remettent à plus tard la qualification de la concession, et cela leur prendra beaucoup plus de temps le jour où ils auront besoin d’informations qu’ils auraient pu récolter très facilement en temps voulu.

Les bulletins municipaux sont également l’occasion de mettre l’accent sur le funéraire, et souvent, les rédacteurs cherchent du contenu en période de Toussaint. Il faut en profiter pour rappeler l’importance pour les familles de tenir à jour leurs données (acte de concession et coordonnées diverses, contrat obsèques…) et de signaler au service funéraire, ou à l’état civil, toute modification en rapport avec la situation initiale. En particulier, les déménagements doivent absolument être signalés en mairie dès lors qu’on dispose d’une concession. Cette prescription est à rappeler très régulièrement, y compris dans les journaux lumineux pour les communes qui en disposent. Là encore, il peut s’avérer utile de lancer des campagnes avec un accueil dédié à cet effet pendant une période limitée.

Lorsque des familles découvrent la reprise de leur concession, elles viennent exprimer leur colère en mairie et ne comprennent pas pourquoi personne ne les a prévenues. Rappelons cette anecdote d’un administré venant s’insurger à l’accueil comme quoi tout le monde savait en ville qu’il avait déménagé dans la commune voisine, et que la mairie aurait dû le prévenir avant de reprendre la concession de ses aïeux. Eh bien, sans doute toute la ville était-elle au courant, mais pas le service funéraire qui n’avait enregistré aucune information de la sorte.

Les communes peuvent aussi éditer une fiche d’information destinée à la mise à jour disponible sur la banque d’accueil ou dans les présentoirs d’entrée et sur le site Internet. Bref, chaque ville doit faire preuve d’ingéniosité, selon les moyens dont elle dispose, pour obtenir les renseignements les plus précis et les plus récents possibles.

Il existe un indicateur très simple de la bonne qualification des dossiers funéraires : le taux de retour des courriers n’ayant pas trouvé leur destinataire (NPAI – N’habite pas à l’adresse indiquée). Malheureusement, quand la lettre revient, c’est tardif, et si l’on s’est contenté jusqu’à maintenant de ce fait, il se pourrait que la justice en tienne rigueur à la mairie dans les mois ou les années à venir.

Certains pays ont mis en place le principe d’interdiction pour l’Administration de demander deux fois les mêmes informations tous services confondus. En France, on en est encore loin, mais ce pourrait bien arriver un jour. Des logiciels vont probablement dans l’avenir interférer en ce sens, mais, lorsque des communes réfléchissent à la version 3.0 ou plus de leur système d’information, il est sans doute souhaitable de ne pas oublier celui des cimetières.